Manajemen Perencanaan

MANAJEMEN PERENCANAAN

SIFAT RENCANA YANG BAIK :

1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang
2. menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.
3. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya     bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
4. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.
5. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
6. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

SIAPA PEMBUAT RENCANA ?

1. Panitia Perencanaan
   Panitia terdiri dari beberapa unsur yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
2.  Bagian Perencanaan
   Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
3. Tenaga Staf
   Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu:
   Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok  yang   
1. langsung menangani pekerjaan
   Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan
2. barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk
3. kemudian merencanakan sesuatu guna.

BENTUK  - BENTUK PERENCANAAN

1. Recana Global (Global Plan)
   Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
   - Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
   - Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
   - Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
   - Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
   Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
   1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
   2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
   3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
   4. Rencana Operasional ( Operational Plan )
   Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
   Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi   

a.       setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai,

b.      misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu

c.       perusahaan.
Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk

d.      penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu.

TUJUAN ORGANISASI

1. Dua unsur dari tujuan Organisasi yaitu :

a.       Hasil akhir yang ingin dicapai

b.      Kegiatan yang dilakukan saat ini untuk mencapai tujuan tersebut

2. Dalam buku Manullang Davis membagi tujuan menjadi tiga jenis yaitu :

a.       Tujuan primer berupa nilai ekonomis yang diberikan baik langsung ataupun tidak lansung  kepada masyarakat dalam pembuatan barang dan jasa.

b.      Tujuan kolateral nilai umum dalam pengertian luas demi kebaikan masyarakat

c.       Tujuan Skunder, berkenaan dengan nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian tujuan.

MANAJEMEN BY OBJECTIVE ( MBO)

1. Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective disebut juga sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.
   Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan.
2. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

FUNGSI TUJUAN

1. Sebagai dasar dan patokan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi baik pengarahan, penyaluran usaha-usaha maupun kegiatan dari para anggota organisasi tersebut tanpa kecuali.
2. Sumber legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan guna mendapatkan sumber daya yang diperlukan dalam proses produksi dan mendapatkan dukungan dari lingkungan yang berada di sekitarnya.
3. Sebagai standar pelaksanaan dengan melaksanakan diri pada tujuan yang akan dicapai yang dibuat secara jelas dan dapat dipahami oleh anggota lainnya.
4. Sumber motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misal dengan memberikan insentif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong anggota lainnya.
5. Sebagai unsur rasional perusahaan, karena tujuan ini merupakan dasar perancangan dari organisasi.
   

MANAJEMENT BY OBJECTIVE YANG EFEKTIF

1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.                          
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

Proses Pembuatan Keputusan

1. Pemahaman dan Perumusan masalah
2. Pengumpulan dan analisa data yang relevan
3. Pengembangan Alternatif
4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
5. Pemilihan alternatif terbaik
6. Implementasi keputusan
7. Evaluasi atas Hasil keputusan

Samsuri_Design +6285790902007