Materi-materi: Manajemen Pengawasan

MANAJEMEN PENGAWASAN

MANAJEMEN UMUM

Oleh:

1. MOKHAMAD SAMSURI (12.51.0044)

2. AGUS SUROSO (12.52.0039)

3. HARYS MAHATMA (12.52.0035)

4. MUHAMAD SUBADAR R. (12.52.0042)

5. TITTO PRIMA W. (09.52.1036)

PROGRAM STUDI S-1

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

PPKIA PRADNYA PARAMITA

MALANG

2011

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan Puja dan Puji Syukur kepada Allah SWT. atas segala limpahan Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga tugas mata kuliah Pengantar Sistem Informasi tahun 2012 yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen” bisa kami selesaikan.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurn, oleh karena itu, saran dan kritik yang sifatnya membangun sangat kami harapkan demi perbaikan tugas ini. Namun kami berharap mudah-udahan makalah ini bermanfaat bagi kelompok kami khususnya dan para pembaca pada umumnya.

Akhirnya kami, berdo’a semoga amal baik Bapak/Ibu /Saudara yeng telah membantu kami dalam penyeleseian tugas ini, dibalas oleh Allah SWT dengan yang lebih baik, Amin.

Malang, 03 November 2012

Penyusun,

Team Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................... (ii)

BAB I : PENDAHULUAN........................................................................... 1

BAB II : RUMUSAN MASALAH................................................................ 2

BAB III : PEMBAHASAN

Pengertian Pengawasan............................................................................. 2
Macam-macam Pengawasan..................................................................... 4
Langkah-langkah Pengawasan.................................................................. 7
Tujuan Pengawasan................................................................................... 9
Cara-cara Pengawasan............................................................................... 10

BAB IV : KESIMPULAN................................................................................ 11

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................11

BAB I

PENDAHULUAN

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.

BAB II

RUMUSAN MASALAH

Dalam makalah ini, penyusun akan memberikan gambaran mengenai pembahasan-pembahasan tentang pengawasan, antara lain :

1. Pengertian Pengawasan

2. Macam-macam Pengawasan

3. Langkah-langkah Pengawasan

4. Tujuan Pengawasan

5. Cara-cara Pengawasan.

BAB III

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities conform the planned activities.

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen. Dari segi manajerial, pengawasan mengandung makna pula sebagai:

“pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit organisasi yang diperiksa untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan.” atau “suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil timbulnya hambatan, sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya.”

Sementara itu, dari segi hukum administrasi negara, pengawasan dimaknai sebagai

“proses kegiatan yang membandingkan apa yang dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang dikehendaki, direncanakan, atau diperintahkan.”

Hasil pengawasan ini harus dapat menunjukkan sampai di mana terdapat kecocokan dan ketidakcocokan dan menemukan penyebab ketidakcocokan yang muncul. Dalam konteks membangun manajemen pemerintahan publik yang bercirikan good governance (tata kelola pemerintahan yang baik), pengawasan merupakan aspek penting untuk menjaga fungsi pemerintahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam konteks ini, pengawasan menjadi sama pentingnya dengan penerapan good governance itu sendiri.

Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).

Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat dilakukan adalah:

Mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan,
Menyarankan agar ditekan adanya pemborosan,
Mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.

B. MACAM-MACAM PENGAWASAN

Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan Kementerian Dalam Negeri.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas pemerintah.

2. Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.

3. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”

Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid). Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.

1. Ditinjau menurut waktu

a) Pengawasan preventif, yaitu pengawasan yang dilakukan pada saat pekerjaan sedang berlangsung.

b) Pengeawasan represif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada akhir selesainya kegiatan.

2. Ditinjau objek pengawasan

a. Pengawasan administratif, yaitu pengawasan dilaksanakan di bidang yang fungsinya dikategorikan sebagai tugas administratif (bagian keuangan, bagian personalia dan sebagainya).

b. Pengawasan operatif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada bidang yang berfungsi melaksanakan pekerjaan operatif (bagian proses produksi, bagian marketing dan sebagainya).

3. Ditinjau subjek pengawasan

a. Pengawasan intern, yaitu yang dilakukan oleh atasan dari petugas/bawahan yang bersangkutan.

b. Pengawasan ekstern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi.

C. LANGKAH-LANGKAH PENGAWASAN

Seperti dikemukakan di depan bahwa langkah-langkah proses pengawasan ada empat langkah. Empat langkah tersebut apabila digambarkan sebagai berikut:

1. Menetapkan Standar

Kegiatan pengawasan adalah mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan dari pada pejabat atau pekerja, untuk dapat melakukan pengukuran harus mempunyai alat pengukur (standar), Standar ini adalah mutlak diperlukan, yaitu untuk mengukur atau menilai apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan sasaran-sasaran yang ditentukan (standar) atau tidak. Standar tersebut harus ditetapkan lebih dahulu sebelum para pekerja melaksanakan pekerjaan (tugas-tugasnya), dan para pekerja harus tahu benar ukuran yang dipergunakan untuk menilai pekerjaannya. Karena itu harus dijelaskan sebaik-baiknya kepada para pekerja sebelum melaksanakan pekerjaannya.

Dalam garis besarnya, jenis-jenis standar itu dapat digolongkan ke dalam empat bentuk yaitu:

Standar fisik :

1) Jumlah produksi

2) Kwalitas produksi

3) Jumlah langganan

Standar moneter :

1) Biaya tenaga kerja

2) Biaya penjualan

3) Laba kotor

4) Pendapatan penjualan

Standar waktu :

1) Kecepatan produksi

2) Batas waktu selesainya suatu pekerjaan

Standar intangible :

1) Sikap pekerja terhadap perusahaan

2) Kesetiaan pekerja terhadap pekerjaan

Demikianlah berbagai jenis standar yang dipergunakan untuk menilai efektif tidaknya kegiatan-kegiatan para pekerja. Bentuk standar mana yang akan dipergunakan akan tergantung kepada jenis kegiatan yang akan dinilai.

Pengukuran Kegiatan

Agar pengukuran kegiatan dapat dilakukan secara tepat perlu diperhatikan:

a) Berapa kali (how after) pelaksanaan seharusnya diukur (setiap jam, setiap hari, setiap bulan dan sebagainya).

b) Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan (laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon).

c) Siapa (who) yang terlibat pengukuran (manajer, kepala bagian dan sebagainya).

Adapun pelaksanaan pengukuran tersebut dapat dilakukan dengan:

a) Observasi/inspeksi

b) Laporan lisan dan tertulis

c) Pengujian/test, mengambil sample

d) Metode otomatis

Membandingkan kegiatan dengan standar

Dimaksudkan untuk mengetahui ada/tidaknya penyimpangan-penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan dianalisa untuk mengetahui mengapa standar tidak dapat dicapai dan mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan.

Melakukan tindakan koreksi

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, maka tindakan ini harus diambil/dilakukan. Tindakan koreksi mungkin berupa:

a) Mengubah standar mula-mula (mungkin standar terlalu tinggi atu rendah).

b) Mengubah pengukuran kegiatan (inspeksi terlalu sering/kurang, mungkin mengganti sistem pengukuran).

c) Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

D. TUJUAN PENGAWASAN

Untuk mengetahui apakah sesuatu kegiatan berjalan sesuai dengan rencana yang digariskan.
Untuk mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan dengan instruksi serta asas-asas yang telah ditentukan.
Untuk mengetahui kesulitan-kesulitan, kelemahan-kelemahan dalam bekerja.
Untuk mengetahui apakah kegiatan berjalan efisien.
Untuk mencari jalan keluar, bila ternyata dijumpai kesulitan-kesulitan dan kegagalan ke arah perbaikan.

E. Cara-Cara Pengawasan

Peninjauan pribadi (Personal inspection, personal observation), Mengawasi dengan meninjau secara pribadi sehingga dapat melihat sendiri pelaksanaan kegiatan.
Interviu/laporan lisan, Pengawasan dilakukan denganmengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang diberikan bawahan.
Laporan tertulis, Pengawasan mengenai pertanggung jawaban tentang pelaksanaan kegiatan bawahan sesuai dengan tugas dan wewenangnya kepada atasan yang dilaporkan secara tertulis.
Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat luar biasa, Sistem atau cara pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa yang istimewa atau luar biasa.

BAB IV

KESIMPULAN

Pengawasan adalah Proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Pengawasan adalah tanggung jawab pimpinan , tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan dilimpahkan kepada unit pengawasan.

Jenis-jenis pengawasan:

PengawasanIntern dan Ekstern;
Pengawasan Preventif;
Pengawasan Aktif (dekat) dan Pasif;
Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtmatigheid) dan kebenaran materiil mengenai maksud & tujuan pengeluaran (doelmatigheid).

Kontrol manajemen pendidikan pengelolaan secara menyeluruh atau pengendalian agar proses manajemen pendidikan tetap terarah dan tidak ada penyimpangan-penyimpangan. Langkah-langkah dasar dalam control manajemen pendidikan: